Gerenciar as compras de uma distribuidora não é uma tarefa simples. É necessário ter conhecimento e muita atenção para evitar erros capazes de comprometer os resultados da empresa. Nesse sentido, é indispensável estar atento a tudo o que acontece — é aqui que os indicadores de compras podem ajudar você.
Continue a leitura deste artigo e conheça os principais indicadores que devem ser acompanhados e o que fazer para monitorá-los de forma eficiente. Confira!
O que são indicadores de compras e para o que eles servem?
Indicadores de compras são medidas quantitativas e qualitativas utilizadas para avaliar o desempenho do processo de compras em uma distribuidora. Eles fornecem informações valiosas sobre a eficiência, a eficácia e o impacto das atividades de compras, permitindo que a empresa tome decisões informadas e implemente melhorias.
Esses indicadores servem para monitorar e avaliar diversos aspectos, desde a seleção de fornecedores até o controle de estoque e a gestão de custos.
Quais indicadores de compras precisam ser acompanhados de perto?
Agora que você já sabe o que são indicadores de compras, veja a seguir quais os que mais precisam ser acompanhados.
1. Saving compras
O indicador “Saving compras” ou “Economia nas compras” é utilizado para medir a efetividade das ações de compras em uma organização.
Ele tem como objetivo identificar e quantificar as economias obtidas por meio de negociações bem-sucedidas, redução de preços, otimização de fornecedores, entre outros fatores relacionados às compras.
O cálculo desse indicador geralmente é feito comparando os preços de compra obtidos com os preços de referência ou históricos. A diferença entre esses valores representa a economia alcançada.
No entanto, é importante considerar outros fatores relevantes na análise, como a qualidade do produto, o volume de compras, os prazos de pagamento, os descontos adicionais, entre outros.
Além disso, é necessário ter registros precisos e confiáveis dos preços de referência e de compra para realizar o cálculo adequadamente.
O indicador de Saving compras também permite avaliar o impacto das ações de compras na redução de custos e na obtenção de melhores condições comerciais. Ele fornece uma métrica tangível para medir o sucesso das estratégias de negociação e da seleção de fornecedores.
2. Lead Time
O indicador “Lead Time” (tempo de espera, em português) é utilizado para medir o tempo decorrido entre um pedido de compra e o recebimento efetivo dos produtos.
Ele é um indicador fundamental para avaliar a eficiência e a agilidade do processo de compras e pode ser aplicado em diferentes etapas, desde a seleção do fornecedor até a entrega final.
O cálculo do indicador de Lead Time é relativamente simples. Ele é obtido pela diferença entre a data de recebimento dos produtos e a data de emissão do pedido de compra.
Vale destacar que o Lead Time inclui todos os estágios do processo de compras, como tempo de processamento do pedido, produção, transporte, inspeção de qualidade e qualquer outro tempo necessário para que o produto ou serviço chegue às mãos do comprador.
Por exemplo, se um pedido de compra foi emitido em 1º de julho e os produtos foram recebidos em 10 de julho, o Lead Time seria de 9 dias.
Esse indicador ajuda a identificar gargalos e ineficiências no processo de compras.
Sendo assim, ao monitorar e analisar o tempo necessário para receber os produtos, a distribuidora consegue identificar áreas que requerem melhorias, como redução de atrasos, simplificação de processos e eliminação de etapas desnecessárias.
Um lead time longo pode resultar em atrasos na entrega e na insatisfação dos clientes. Portanto, acompanhar esse indicador permite implementar medidas para reduzir o tempo de espera, melhorando a satisfação do consumidor e estimulando a sua “recompra”.
3. Nível de entregas
Esse indicador é usado para medir a eficácia e a confiabilidade do processo de entregas em uma distribuidora. Ele avalia a proporção de pedidos que são entregues dentro dos prazos estabelecidos em relação ao total de pedidos realizados.
Para realizar esse cálculo, você precisa dividir o número de pedidos entregues dentro do prazo pelo número total de pedidos, e então multiplicar o resultado por 100 para obter a porcentagem.
Lembre-se de que este indicador está diretamente relacionado à satisfação do cliente. Consumidores esperam que seus pedidos sejam sempre entregues dentro dos prazos acordados.
Logo, um alto nível de entregas demonstra que a distribuidora é confiável e atende às expectativas dos clientes, contribuindo para a fidelização e a reputação positiva da empresa.
O indicador de nível de entregas também pode ser usado para avaliar o desempenho dos fornecedores. A distribuidora pode acompanhar o cumprimento dos prazos de entrega por parte de seus parceiros e tomar medidas corretivas quando necessário.
Isso ajuda a garantir que os fornecedores sejam confiáveis e cumpram as suas obrigações contratuais.
4. Performance dos fornecedores
O indicador “performance dos fornecedores” é usado para avaliar o desempenho dos fornecedores de uma distribuidora. Ele permite medir e monitorar a qualidade, a eficiência e a confiabilidade dos parceiros com base em critérios pré-definidos.
Esse indicador é fundamental para a gestão de relacionamentos com fornecedores e para a tomada de decisões relacionadas às compras.
A distribuidora deve estabelecer os critérios que serão usados para avaliar o desempenho dos fornecedores. Esses critérios podem incluir qualidade dos produtos, prazos de entrega, conformidade com requisitos contratuais, serviços pós-venda, flexibilidade, capacidade de inovação, entre outros fatores relevantes para o negócio.
Feito isso, é necessário coletar informações relacionadas ao desempenho dos fornecedores com base nos critérios estabelecidos.
Isso pode envolver análise de relatórios de qualidade, histórico de entregas, feedback dos clientes, pesquisas de satisfação, entre outros métodos de coleta de dados relevantes.
Com base nos dados coletados, a distribuidora realiza o cálculo dos indicadores de performance dos fornecedores.
Esses indicadores podem ser calculados de diferentes maneiras, dependendo dos critérios estabelecidos.
Por exemplo, pode-se calcular o percentual de produtos com defeito, a pontualidade das entregas ou a satisfação dos clientes em relação a cada fornecedor.
Por fim, é necessário analisar os resultados dos indicadores e classificar os fornecedores de acordo com seu desempenho.
Essa classificação pode ser feita em categorias, como “excelente”, “satisfatório”, “precisa de melhoria”, entre outras.
Como acompanhar esses indicadores de forma eficiente?
Para isso, é necessário implementar um processo sistemático e bem estruturado. Vamos dar algumas dicas a seguir, veja só:
- defina os indicadores relevantes: eles devem estar alinhados aos objetivos estratégicos da empresa e refletir as áreas críticas de desempenho;
- estabeleça metas e benchmarks: isso permite avaliar o desempenho atual em relação a essas metas – além disso, é útil ter benchmarks ou referências externas para comparar o desempenho da distribuidora com os seus concorrentes;
- colete dados de forma precisa e consistente: certifique-se de que os dados serão registrados corretamente e que haja uma padronização adequada para facilitar a comparação e a análise;
- automatize a coleta e a análise de dados: sistemas automatizados ajudam a agilizar o processo, reduzir erros e obter resultados mais precisos e em tempo real;
- defina uma frequência de acompanhamento: alguns indicadores podem ser monitorados diariamente, enquanto outros podem ser analisados semanalmente, mensalmente ou trimestralmente – defina um cronograma claro para garantir que o acompanhamento seja consistente e regular;
- revise e atualize os indicadores conforme necessário: à medida que a distribuidora evolui e as suas necessidades mudam, é importante revisar e atualizar os indicadores – certifique-se de que eles continuam relevantes e alinhados aos objetivos e estratégias da organização.
Acompanhar de perto os indicadores de compra ajudará você a tomar melhores decisões e a otimizar os recursos da distribuidora. Então, não deixe de colocar em prática cada um dos que citamos aqui para ter melhores resultados e sair na frente da concorrência.
Quer ter acesso a mais conteúdos como este? Curta a nossa página no Facebook e acompanhe nossas atualizações.