Independentemente de qual seja o setor ou a área do negócio, é importante contar com a gestão de compras para um aprimoramento de processos e melhores ganhos. No caso da distribuidora de cosméticos, não é diferente. Afinal, por meio dessa prática, a empresa tem a oportunidade de entender melhor os seus fornecedores, analisar os atuais contratos e buscar por alternativas que tragam mais resultados.
Pensando nisso, elaboramos este material para que você confira as melhores práticas no que diz respeito a essa atividade, de modo que possa elaborar uma gestão de compras que realmente funcione e consiga aprimorar os números da distribuidora. Continue a leitura e saiba mais!
1. Mapeie as responsabilidades
Antes de mais nada, da mesma forma que em qualquer demanda e departamento, é preciso mapear quais são as responsabilidades de cada profissional envolvido com as compras. Para isso, é importante inicialmente contar com um excelente planejamento das compras a serem realizadas. Assim, a gestão vai conhecer as necessidades, analisar qual é o ritmo de vendas e quais das estratégias realmente vão surtir efeito para a realidade da sua distribuidora.
Também é preciso, por meio do planejamento, entender a sazonalidade. Existem períodos de maior e menor fluxo, o que influencia diretamente nas responsabilidades a serem desempenhadas (em algumas épocas, por exemplo, profissionais ociosos podem dedicar seu tempo a outras áreas ou traçar projetos que aperfeiçoem os processos internamente).
Para contar com responsabilidades bem definidas, também é preciso contar com processos bem organizados. Com o objetivo de delegar atividades, nada mais justo do que entender quais são elas, não é verdade? Por isso, tenha controles eficientes de estoque, de vendas e do financeiro.
2. Considere a demanda dos consumidores
Acima, mencionamos de forma breve a sazonalidade. Independentemente de qual seja a área da empresa, existirão épocas com mais ou menos vendas. O seu negócio só terá esse entendimento caso exista um controle eficaz e relatórios que apresentem os números dos anos anteriores. Se isso ainda não é feito, você está perdendo ótimos insumos para o desenho das estratégias.
Como dito, a sazonalidade vai influenciar na gestão da empresa como um todo. No caso das compras, com menores vendas, naturalmente a aquisição de produtos e materiais também será menor. Já no período de vendas mais elevadas, haverá a oportunidade de identificar qual é a quantidade de profissionais necessária para não sobrecarregar as pessoas e, consequentemente, reduzir riscos de erros.
3. Fique atento aos fornecedores
Fazer a gestão de fornecedores será necessário não apenas para a gestão de compras, mas para os resultados da distribuidora como um todo. Entre os diferenciais que isso traz, destacamos especialmente:
- oportunidade de contar com fornecedores que tenham mais qualidade na venda de seus produtos, o que influencia diretamente na qualidade entregue aos clientes (dessa forma, haverá maior satisfação e mais indicações espontâneas de sua distribuidora);
- possibilidade de encontrar empresas que, além de qualidade, entregam um bom preço, afetando diretamente os resultados da distribuidora;
- oportunidade de contar com produtos mais rastreáveis, de modo que a equipe entenda em qual etapa a entrega está e quais são os planos que podem ser feitos com esses produtos, entre outros.
Para uma gestão de fornecedores realmente efetiva, algumas dicas podem ser implementadas. Entre elas, destacamos o fato de você conhecer de verdade o seu mercado fornecedor, de modo que analise e pesquise sobre as empresas que mais entregarão qualidade. Além disso, avalie o histórico daquela empresa, de modo que entenda realmente quais são as mais tradicionais no mercado e aquelas que realmente cumprem com o que foi acordado.
Ter uma boa gestão de fornecedores também vai impactar o momento das compras. Sempre que faltar insumos, você terá uma excelente parceria para entrar em contato e fechar novos negócios, o que possibilitará entregas mais efetivas ao mercado.
4. Compare preços
A comparação de preços é uma das etapas da gestão de fornecedores. Aqui, é preciso ter um cuidado específico: empresas que contam com produtos muito baratos merecem atenção. Existe o risco de que os produtos oferecidos não tenham tanta qualidade, o que vai impactar diretamente a satisfação de seus clientes.
Dessa forma, é importante analisar o custo-benefício. É aquela velha história de que o barato pode sair caro. Por isso, independentemente de qual seja a compra e qual fornecedor contatar, o ideal é fazer diferentes orçamentos. Assim, você tem a possibilidade de entender quais são aqueles produtos que estão com um preço bom, quais estão muito abaixo da média de mercado e aqueles muito acima.
Se a maioria deles estiver na mesma faixa, o ideal é entender sobre a qualidade dos fornecedores e as recomendações feitas por essas empresas. Hoje, é muito simples analisar percepções de profissionais que estão na mesma área que a sua. Existem os sites próprios para isso e as redes sociais, canais em que clientes de todos os nichos deixam seus comentários positivos e negativos a respeito da experiência com aquela empresa.
5. Conte com a tecnologia
Por fim, recomendamos que você conte com a tecnologia como aliada em diferentes etapas da gestão de fornecedores. Por meio de soluções específicas para a sua empresa, você terá otimização de processos e geração contínua de relatórios, além de facilidade para encontrar as informações.
Quando mencionamos a redução de erros, a tecnologia exerce uma importante influência nesse cenário. A partir dessas ferramentas, você terá um controle preciso do estoque, fornecedores e dados de vendas, bem como dos gráficos, entregas, necessidades e demandas pendentes. Com isso, as compras serão feitas na medida certa e com empresas que possam realmente fazer a diferença para o resultado da sua distribuidora.
Neste material, tivemos a oportunidade de explicar do que se trata a gestão de compras e quais são os diferenciais de investir nessa atividade, além de apresentar dicas para realizá-la. Erros muito comuns dessa prática estão relacionados especialmente à falta de controle de fornecedores e de estoque e à ausência de alguém responsável pela área. Com tudo isso em dia, as chances de obter sucesso na sua distribuidora aumentam consideravelmente.
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